Основи архівної політики радянського уряду було викладено у «Тимчасовому положенні про архівну справу», яке було затверджено РНК УРСР 20 квітня 1920 р, за яким була передбачена жорстка централізація архівних установ.

1920 рік ознаменувався паперовою кризою у державі. Відновлення роботи паперових фабрик потребувало сировини – старого ганчір’я, паперу. Джерелом для постачання фабрик стали відомчі та ін. типи архівів. Постало питання у виявленні непотрібного матеріалу і збереження того, який мав би історичну цінність. Розпочалась робота по збереженню архівів в Україні.

На підставі Декрету Раднаркому від 09 березня 1920 року була створена Всеукраїнська архівна комісія. Вона вимагала від установ, що мали архіви повідомити про місце збереження архіву його хронологічні рамки, відповідального за архів, описи справ.

У 1921 році за ініціативи комісії відповідальними за збереження архівів стали спеціальні губерніальні комісії.
Всеукраїнська архівна комісія звернулась до міських міліцій з проханням видати розпорядження, що забороняло б продаж справ, паперів та дозволяло міліції надавати допомогу представникам губкомісій у разі виявлення фактів продажу архівних документів, або їх складів.

31 жовтня 1922 року виходить Постанова РНК «Про охорону архівів» в якій говориться про створення єдиного державного архівного фонду яким завідує Головне архівне управління при наркомосвіті. Закінчені справи зберігаються при установах не більше 3-х років та передаються до архівосховищ Головарху. Зберігання, знищення, переміщення архівних матеріалів дозволяється тільки Головним архівним управлінням та його місцевими органами.

У 1922 році зроблено доповнення Кримінального кодексу ст.102 про відповідальність за порушення правил про охорону архівів. Не передавання на облік, знищення архівів, вивезення за межі держави каралося штрафом 300 рублів золотом, примусовими роботами або ув’язненням до 1 року.

Постановою ВЦВК від 22 листопада 1922 року вводиться в дію Кодекс законів про народну освіту до книги третьої якого «Професійна та спеціальна-наукова освіта» ввійшов розділ «Архівні установи» .

У січні 1923 року ВУЦВК приймає Положення про Центральне Архівне Управління УСРР та підпорядковує його собі забравши із Наркомосу.

До завдань архівного управління належить: загальне завідування усією архівною справою, централізація архівних матеріалів в установах ЦАУ, наукова класифікація архівних матеріалів. Губархи залишаються у складі Губвиконкомів, але підлягають дерективам Центроархіву.

З 06 по 10 грудня 1924 року у м. Харкові відбулась перша нарада архівних робітників України. У нараді брали участь 17 осіб серед них: завідуючий Укрцентрархівом С. Тетін, заст. Завідуючого академік Д. Багалій.

На нараді йшла мова про утворення губархів, матеріали місцевого значення запропоновано залишити в губерніальних архівах, загальнодержавного значення зконцентрувати в центральних, заснувати журнал «Архівна справа»- голова редакційної колегії академік Д. Багалій.

Постанова ВУЦВК і РНК «Про структуру і штати Центрального Архівного Управління УСРР, його установ і округових архівних управлінь» 1925 р. розпочала процес утворення окружних архівних управлінь в т.ч. і Сумського окружного архівного управління з якого розпочалася історія ДАСО. В Держархіві зберігається Протокол № 36 об’єднаного засідання Президії Сумського окружного виконавчого комітету та сумської міської ради від 3-го листопада 1925 року про затвердження завідуючим окружного Архівного Управління т. Котлярова. Штат Окрархіву складався з 4-х чоловік: завідуючий, інспектор, 2 архівісти.

Обов’язкова постанова Сумського окружного виконавчого комітету про упорядкування і охорону архівних установ на території округу за 1925 рік ділить діловодний матеріал установ на: ще незакінчені діловодні справи; закінчені, які не мають трьохрічну давнину з часу їх закінчення; закінчені діловодні справи які мають трьохрічну давнину; необхідні установам для довідок, та такі. що загубили.

У доповіді завідувача Окрарху т. Котлярова І.В. про стан архівної справи в Сумській окрузі на об’єднаному засіданні Сумського округового виконкому та Сумської міськради (протокол № 29 від 14.01.1926 р.) були поставлені завдання про концентрацію архівних матеріалів в окремому будинку в м. Суми та долучення до збору архівних документів архкореспондентів від громадськості, збільшення штату архівних управлінь.

У звіті за 1 квартал 1926 року Котляров І.В дає характеристику умов зберігання архівних матеріалів «знаходяться в сараях, зложені в купах на подвір’ї без охорони». На даний час архів знаходиться в приміщенні окрвиконкому, площа архіву складала 68,2 кв.м. Ще одне приміщення архів одержав разом із архівними матеріалами колишньої контори Харитоненка. На зберігання надійшли фонди Сумської земської та міської управ, думи, старі церковні книги, архіви ЗАГСУ, вівся розшук поміщицьких архівів Строганових, Капністів, Рахманових, Толстих, Золотницьких, Міклашевських Корсакових, Голіциних.

З 08 по 13 травня 1926 року у м. Харкові відбувся Всеукраїнський з’їзд архівних робітників України. У роботі взяло участь 70 делегатів. Розглядалися питання збору архівних матеріалів, виділення помешкань для їх зберігання та матеріального становища Окрархів, підвищення кваліфікації працівників архівів, підготовки нових кадрів для роботи в архівах, широкої популяризації архівної справи.

У зв’язку із знищенням великої кількості архівних фондів багато подій можна було вивчити за газетами. Тому і вийшло розпорядження Укрцентрархіву до всіх Окрархів «Про утворення Центрального і місцевих газетних фондів» 13 липня 1926 року. Основне завдання – зібрати газети періоду 1917- 1921 рр. Газети забиралися у друкарнях, бібліотеках, у громадян могли навіть купуватися.

У звітах про працю Окружних Архівних Управлінь за 1926 рік говорилося про те, що в більшості випадків їм відведені підвальні помешкання в будинках Окрвиконкомів. Для окрархів потрібні окремі будинки, бо багато їх сховищ перевантажені. Тому немає можливості проводити подальшу концентрацію фондів. За 1926 рік сконцентровано 2 962 фонди дореволюційних, пореволюційних з 1917 року та фонди установ, які продовжували своє існування після 1917 року.
20 грудня 1926 року Сумське архівне управління видало окремою листівкою відозву до всіх учителів Сумської округи з закликом допомогти у справі збереження та збирання архівного матеріалу історичного значення. Інформація про цей захід була розміщена у журналі «Архівна справа».

У 1929 році на часі стало питання про розробку спеціального проекту типового будинку для окрархів з раціональною системою зберігання документів. Були вивчені всі типи архівних будівель у європейському масштабі. Зупинилися на бельгійській магазинній системі. Бо цей проект міг бути пристосований і до краєвих архівів.

У 1930 році у зв’язку з адмінтериторіальною реформою та ліквідацією округів почало функціонувати Сумське міське архівне управління. 1 березня 1932 року Сумське місцеве архівне управління було перетво рене в Сумський державний історичний архів, який був підпорядкований Харківському архівному управлінню. Згідно постанови ЦАУ УРСР про порядок концентрації архівних матеріалів до архіву надходили матеріали Сумського, Краснопільського, Лебединського, Миропільського, Тростянецького, Улянівського, Буринського, Путивльського райархівів і Сумського міського архіву. Станом на 1 січня 1934 року у Сумському державному історичному архіві зберігалося 613 фондів.

Відповідно до постанови Президії ВР УРСР від 16 квітня 1938 року і наказу НКВС УРСР від 17 січня 1939 року архівні установи було передано в систему НКВС. Обов’язкова постанова Роменського райвиконкому від 15 квітня 1938р. « Про охорону та упорядкування архівних матеріалів » зобов’язує керівників підприємств, установ та організацій створити у себе архіви на правах окремих частин та призначити відповідального за збереження та охорону архівних документів. Завідувач архівом відповідає перед керівником установи, а в питаннях методики архівної справи перед районним архівним управлінням.

На Сумщині працює 4 історичні архіви, архівосховища яких переповнені, взимку не опалюються. Архіви потребують наукових працівників, велика плинність кадрів. На 02 квітня 1939 року в Сумському державному історичному архіві працювало 14 чоловік, зберігалося 1320 фондів.

У 1941 році архів було перейменовано в Державний архів Сумської області, а державні історичні архіви у Глухові, Конотопі, Ромнах перетворені на його філіали.