Хронологічні рамки документів архіву – 1710-2023 рр. У фондах повітових судів зберігаються копії описання новозбудованого міста Кам’яне (1650), відомості про міську межу Лебедина (1659), копії царських грамот дітям боярським на землі в Олешнянському повіті, виготовлені в останній чверті XVIII ст. Виявлено копійні універсали гетьманів І. Мазепи, І. Скоропадського на маєтки (1702-1720).

Період до 1917 р. презентовано фондами місцевих органів державного управління, установ станового і земського самоврядування, поліцейських і судових органів, промислових підприємств і поміщицьких маєтків, податкових, фінансових і кредитних установ, навчальних закладів, установ релігійного культу, фондами особового походження поміщиків. У документах фондів духовних правлінь зберігаються метричні книги, сповідні та клірові відомості.

Фонди (колекції) особового походження складають невелику групу: місцевих поміщиків Романових, Бухаріних, Гамалій, Іваненка, Кулагіна, Ковалевського, Красовських; військових діячів (уродженців Сумщини) – командарма І. Федька і маршала П. Рибалка (копії документів); учасників Великої Вітчизняної війни – О. Чеснова, кадрового військового, генерал-майора, який сформував у м. Суми загін особливого призначення, В. Сорокіна, М. Криволапова та ін.; діячів культури і мистецтва – народного артиста УРСР О. Тарасенка, члена спілки художників СРСР, скульптора Я. Красножона, педагога, літературознавця та краєзнавця Ю. Ступака; видатних спортсменів – чемпіона Олімпійських ігор зі спортивної ходьби В. Голубничого, вертольотчиці, чемпіонки світу Л. Приходько.

В унікальному сімейному фонді співачки Є. Хатаєвої та письменника С. Гусєва-Оренбургського представлені документи про еміграцію початку ХХ ст. Документи фонду містять автографи М. Цвєтаєвої, малюнки та акварелі М. Лєскова, І. Каришева, уродженця Сумщини Д. Бурлюка.

Серед невеликої кількості документів періоду Української революції (1918-1921) можна ознайомитись з актами Центральної Ради, листівками, програмами партій, що брали участь у виборах до Установчих зборів.

Основна частина документів в архіві зосереджена у фондах 1919-2000 рр.

Документи перших радянських установ і організацій Сумщини – ревкомів, виконкомів, КНС, військових комісаріатів, підприємств, установ, організацій цієї доби містять інформацію про соціальні перетворення як у містах, так і на селі, більшовицьку культурну революцію, висвітлюють неоднозначне ставлення населення до встановлення радянської влади, розкривають трагедію знищення заможних селян-господарів шляхом колективізації та голодомору 1932-1933 рр.

У документах оргкомітету Президії Верховної Ради УРСР і Сумської обласної Ради депутатів трудящих розкрито процес утворення Сумської області у 1939 р. У протоколах та стенограмах сесій та засідань виконкому облради (січень 1940 – червень 1941) і документах галузевих відділів та управлінь виконкому відображено досягнення народного господарства області напередодні нацистської окупації.

Події періоду окупації (1941-1943) відображено у фондах районних (повітових) та міських управлінь української допоміжної, охоронної поліції, управ, магістратів, підприємств, організацій і громадських господарств, в яких відклалися накази, розпорядження і оголошення, протоколи обшуків, допитів, списки військовополонених, партизан, осіб, яких було примусово вивезено до Німеччини.

Архів зберігає друковані видання періоду Другої світової війни: газети «Сумський вісник», «Відродження», «Визволення», «Путивлянин», «Голос Охтирщини», «Новий час».

Фонди повоєнного періоду відображають виробничу діяльність підприємств, найважливіших галузей промисловості: хімічного та транспортного машинобудування, зв’язку, електротехнічної, приладо- і верстатобудівної, легкої та харчової.

Документи колишнього партійного архіву зосереджено у фондах окружних, обласного, повітових, волосних, міських, районних комітетів партії, первинних організацій різних установ, підприємств, організацій, а також комсомольських організацій усіх рівнів. У них містяться відомості про встановлення радянської влади, труднощі нових перетворень, репресивні заходи всередині партії (1930-1950) та реабілітацію репресованих, про підпільний і партизанський рух на Сумщині в роки окупації, відбудовчі процеси в народному господарстві, зруйнованому нацистськими загарбниками та ін.

Фонд СБУ по Сумській області містить інформацію про колишніх остарбайтерів, військовополонених, а також припинені позасудові кримінальні справи на громадян, репресованих у 20-50-х рр. ХХ ст.

В архіві зберігаються документи фондів творчих, громадських організацій: Сумської обласної організації Спілки письменників України (1985-2005), Сумської обласної організації журналістів (1976-2000), Сумської обласної організації Спілки архітекторів України (1970-2000), а також політичних партій Сумщини.

Кінодокументи розповідають про розвиток народного господарства, новобудови області, прогресивні методи будівництва, виробничу діяльність промислових підприємств – ВО «Хімпром», СМНВО ім. Фрунзе, «Гумотехніка», Сумський фарфоровий завод, ВАТ «Нафтопроммаш», ВО «Свема», ВАТ «Крафт фудз Україна» про перебування іноземних делегацій на Сумщині (1974–1989); про розвиток культури, народної освіти, науки і мистецтва, благоустрій міст і сіл; про почесних громадян м. Сум – М. Лушпу, В. Голубничого, діяльність заказника Михайлівська цілина (1976), відкриття пам’ятників, зокрема П. Калнишевському в с. Пустовійтівці (1991).

Архів зберігає фотознімки м. Суми початку ХХ ст., групові та індивідуальні фото учасників масових селянських виступів у Сумському повіті (1902), революційних подій 1905-1907 рр.; фотокартки борців за радянську владу, перших комсомольців Сумщини, мітингу-похорону жертв громадянської війни. Фотодокументи періоду німецько-радянської війни: фотографії керівників і учасників підпільних організацій та партизанських з’єднань Сумщини, воїнів-визволителів Сумської області, Героїв Радянського Союзу І. Кожедуба, С. Супруна, С. Ковпака, С. Руднєва, П. Рибалка; трофейні фото німецьких, угорських, італійських солдатів. В архіві зберігаються також: фотознімки передовиків промисловості, сільського господарства, заслужених діячів культури, науки, охорони здоров’я; фотографії святкових демонстрацій, спортивних змагань, монументів і пам’ятників Сумщини, святкування річниць незалежності України та днів міста, видатних спортсменів Сумщини В. Голубничого, О. Шапоренка, Л. Приходько, членів клубу воїнів-афганців «Зідар».

В архіві зберігаються фонозаписи: виступів-спогадів учасників революційних подій 1917-1920 рр., громадянської та Великої Вітчизняної воєн – тричі Героя Радянського Союзу І. Кожедуба, двічі Героя Радянського Союзу С. Ковпака та ін.

Відеодокументи містять: сюжети з історії старовинних міст Сумщини – Глухова, Ромен, Путивля; хронікально-документальні сюжети, що охоплюють весь період створення і розвитку Сумської області, відеосюжети про вшанування ветеранів, видатних людей, почесних громадян, письменників, художників, краєзнавців, святкування ювілейних дат, про події Помаранчевої революції, революції Гідності та ін.

У 573 архівних фондах виявлено фактичну наявність інформації репресивних органів. Список цих фондів у відкритому доступі на вебсайті архіву.